Kako obaviti sve poslove na vrijeme

Koliko puta vam se dogodilo da radni tjedan počnete puni elana i pregršt planova kojima ćete učinkovito obaviti sve obveze koje vas očekuju, a onda već u ponedjeljak popodne zaključite kako vam je dan proletio i da ništa niste stigli završiti?

Možda ste se ujutro zadržali peglajući košulju, po dolasku na posao izgubili pola sata u dopisivanju na Facebooku ili je predviđeni polusatni sastanak trajao više od sat vremena?

Samo zato što ste se našli u takvoj situaciji nebrojeno puta, ne znači da treba ostati u toj životnoj fazi. Pronašli smo fascinantne rezultate najnovijih istraživanja neurologa i znanstvenika koji svjedoče o tome koliko je dobra organizacija vremena od presudnog značaja za vaše mentalno i fizičko zdravlje. Također tu je i nekoliko brzinskih strategija koje će vam pomoći da kontrolirate svoje vrijeme, a ne da ono kontrolira vas. Trik je u tome da o svom dnevnom rasporedu razmišljate kao o ladicama u radnom stolu. Što ste više vješti i organizirani, više će stvari moći stati.

Pratite svoj tjelesni sat

Pokušajte otkriti tijekom kojeg dijela dana ste najproduktivniji (iako većina muškaraca nisu ranoranioci, istraživanja pokazuju da je prirodni tjelesni ritam na vrhuncu između 8 i 9 ujutro). Zahtjevne zadatke, duboko razmišljanje i odgovorne poslove uklopite u taj period dana. One obaveze koje možete obavljati i kada ste manje koncentrirani, poput sređivanja stola ili plaćanja računa ostavite za rano popodne, tj. razdoblje poslije ručka kada je energetski nivo niži a i koncentracija vam je opala. Većina nas dobije drugi nalet energije predvečer, pa taj dio dana iskoristite za trening, druženje ili da se usredotočite na neki osobni projekt odnosno hobi.

Pazite kako vam počinje dan

Oni koji su zaposleni u klasičnom uredu znaju da su jutra na poslu najčešće ovakva: većina provodi prva dva sata na poslu “zagrijavajući se” za dnevne obveze… ćaskanje s kolegama, doručak, pregledavanje privatne pošte i urnebesnih YouTube klipova samo su neke od aktivnosti koje vam troše energiju i na koje gubite vrijeme. Umjesto da započnete svoj radni dan na ovaj način, duručkujte kod kuće, provjerite novosti, email i potom počnite s radom. Ili još bolje, pojavite se u uredu barem pola sata prije svih ostalih. Prema mišljenju znanstvenika, uspjet ćete završiti tri puta više stvari kada vam ništa ne skreće pozornost. Tko rano rani, dva posla grabi! Ako poranite jedan sat u odnosu na svoje radno vrijeme, bit ćete podjednako produktivni kao da ste ostali dva sata poslije radnog vremena u uredu. Ovo se naročito odnosi na “open space” urede. Količina buke i ometanja se povećava kako dan odmiče, a do pauze za ručak više ne čujete ni vlastite misli.

Obuzdajte email

Prvo, ograničite provjeravanje pošte na, recimo, jednom u dva sata. Potom se posvetite organiziranju inboksa tako što ćete obrisati nepotrebne poruke, odgovoriti na one na koje je potrebno i prebaciti u poseban folder one koji će vam biti potrebni za posao kasnije. Osnovni savjeta o pisanju emailova glasi: nikada nemojte pisati duži od pet rečenica. Ako ne možete u pet rečenica objasniti o čemu se radi, najbolje bi bilo da to obavite telefonom.

Skratite poslovne pozive

Stojite dok telefonirate umjesto da sjedite, i odmah na početku razgovora objasnite zbog čega se javljate. Prije nego što okrenete broj, napravite plan što želite postići razgovorom i tako ćete uštedjeti pet minuta po svakom razgovoru. Još jedan psihološki trik koji će vam omogućiti da brže završite (polu)poslovni razgovor: ispred sebe na stolu držite nešto zanimljivo što sljedeće trebate učiniti, pa se nećete dugo zadržati u ćaskanju.

 

---

Izvor: emuskarac.com/ | Foto: listaka